Organize todas as reuniões que deverão ser feitas durante a sua viagem; agende compromissos e reserve salas de reunião.
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Se a viagem for internacional, obtenha todos os documentos e vacinas necessários.
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Familiarize-se com os costumes empresariais locais que sejam comuns no destino.
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Confirme compromissos, agendas, reservas etc.
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Não deixe pendências no escritório (finalize projetos; configure respostas de ausência temporária; notifique ou relembre os colegas de que você via viajar).
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Imprima cópias de apresentações, agendas e documentos importantes.
2. Durante sua ausência: preparando o escritório
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Organize serviços para cuidar das crianças, dos animais de estimação e das plantas; comunique necessidades e agenda.
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Interrompa as entregas de rotina.
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Faça com que sua casa pareça habitada enquanto está você está ausente; para isso, coloque a iluminação e um rádio em temporizadores.
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Desligue o termostato.
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Deixe as chaves da casa e do carro, além do seu itinerário completo, com uma pessoa de confiança.
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Tranque janelas, garagens e portas.
3. Preparando a bagagem para a viagem
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Faça uma lista dos itens de vestuário que você pretende levar na viagem para atender às várias funções de que participará.
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Tente levar todo o necessário em uma única mala de mão.
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Caso precise despachar sua bagagem, coloque uma troca de roupa adequada ao trabalho e itens de toalete em uma maleta de mão, para o caso de perda ou extravio da bagagem.
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Imprima várias cópias dessa lista de verificação e salve uma cópia no disco rígido do seu computador para fins de consulta ao planejar sua próxima viagem. O armazenamento da lista de verificação no seu computador é o jeito mais fácil de atualizá-la, quando necessário.
4. O que deixar para familiares e profissionais da saúde, em casa
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Forneça informações de contato -- incluindo nomes, endereços e números de telefone dos hotéis em que ficará hospedado -- a um membro da família para que ele possa encontrar você durante sua ausência.
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Números de telefone (todos os seus números de contato; do médico/veterinário; da farmácia; do mecânico; da escola/creche; de amigos/vizinhos que possam ser úteis; da empresa de vigilância/alarme).
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Dinheiro para supermercado e situações de emergência.
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Consentimento para formulários de tratamento médico e cartões de seguros
